Kassenmeldepflicht ab 01.01.2025

Wie ist die Ausgangssituation bei der Kassenmeldepflicht?

• Alle Betriebe mit einer digitalen Kasse müssen diese Kasse ihrem zuständigen Finanzamt melden. Durch die Kassenmeldepflicht kann der Gesetzgeber prüfen und sicherstellen, dass alle Betriebe mit gesetzeskonformen Kassensystemen arbeiten.
• Die gesetzliche Meldepflicht für Kassensysteme laut § 146 a Abs. 4 AO gilt seit 2020. Meldepflicht besteht für Inbetriebnahme, Änderungen, Stilllegung der Kasse.
• Gemäß BMF-Schreiben (11/2019) war bislang von einer Meldung bis zum Einsatz eines elektronischen Mitteilungsverfahren abzusehen.

Was ändert sich nun?

Das elektronische Mitteilungsverfahren der Finanzämter wird ab dem 1. Januar 2025 als Elster-Lösung zur Verfügung stehen. Die Mitteilung an das zuständige Finanzamt hat elektronisch über das Programm „Mein ELSTER“ oder über kompatible eigene oder Drittanbieter-Software über die entsprechende Schnittstelle (ERiC) zu erfolgen. Eine wirksame Erfüllung der Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO ist grundsätzlich nur auf diesem Weg möglich.

Wie erfüllt man die Meldepflicht?

Die Erfüllung der Meldepflicht ist für das steuerpflichtige Unternehmen anspruchsvoll. Die Kassenmeldung ist sehr umfangreich – neben Angaben zum Absender, also dem Steuerpflichtigen und dessen zuständigem Finanzamt, müssen auch Angaben zur Betriebsstätte, zum elektronischen Aufzeichnungssystem inkl. TSE, und zum Datenübermittler gemacht werden.

Und: Es muss immer die ganze Betriebsstätte gemeldet werden. Zudem handelt es sich nicht um eine einmalige Meldung – im Zeitverlauf meldepflichtig sind die Vorgänge Anmeldung, Abmeldung, Änderung/Korrektur des Kassensystems.

Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 1 Absatz 1 Satz 1 KassenSichV sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung zu melden (§ 146a Absatz 4 Satz 2 AO). Dies gilt ebenfalls für ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommene elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 Satz 2 AO). Es ist zu beachten, dass bei der Mitteilung der Außerbetriebnahme elektronischer Aufzeichnungssysteme vorher die Anschaffung mitzuteilen ist.

Was ist mit den vor dem 01.07.2025 angeschafften Kassen?

Die Mitteilung von vor dem 1. Juli 2025 angeschafften elektronischen Aufzeichnungssystemen im Sinne des § 1 Absatz 1 Satz 1 KassenSichV sind bis zum 31. Juli 2025 zu melden.

Wer ist zur Meldung seines Kassensystems verpflichtet?

Jedes Unternehmen, das ein elektronisches Aufzeichnungssystem betreibt, ist zur Meldung verpflichtet.

Meine Kassen sind auf unterschiedliche Betriebsstätten aufgeteilt, wie muss die Meldung erfolgen?

Grundsätzlich muss pro Betrieb eine eigene Meldung, mit allen dort betriebenen Kassen, durchgeführt werden. Auch wenn zum Beispiel eine Kasse in einer anderen Betriebsstätte eingesetzt werden soll, ist das zu melden. In dem Fall ist die Kasse von der abzugebenden Betriebsstätte abzumelden und mit einer neuen Meldung bei der anderen Betriebsstätte anzumelden. In dem Fall sind also sogar 2 Änderungsmeldungen nötig.

Und: Bei jeder Änderungsmeldung muss immer der komplette Bestand der vorhandenen Kassensysteme gemeldet werden.

Wer muss das Kassensystem anmelden?

Der Steuerpflichtige selbst ist zur Meldung des Kassensystems an das Finanzamt verpflichtet. Er kann jedoch eine Person zur Meldung bevollmächtigen.

Wir gehen davon aus, dass die Meldungen zum großen Teil von den Steuerberatern durchgeführt werden. Die gesetzliche Grundlage hierfür finden Sie in § 87 ff. der Abgabenordnung (AO).

Haben Sie allgemein ergänzende Fragen zur Kassenmeldepflicht? Dann schreiben Sie uns gerne eine email, dann prüfen wir dies und erweitern den Beitrag. Natürlich berät unsere Steuerabteilung auch gerne individuell, dann nehmen Sie gerne entweder per email oder telefonisch Kontakt zu uns auf.