Nils Bergert
Elisa Härder
Ines Heck
Manuel Hemm
Ingo Hochheim
Selina Hohe
Peter Huhn
Domenic Ipta
Kathrin Klein
Sophia Laas
Dr. Alexander Lang
Julian Pfeil
Magdalena Püschel
Thomas Rotzal
Susanna Schäfer
Valeria Schmidt
Christian Stadler
Alexander Stegmann
Jörg Steinbock
Bad Kissingen 
Bamberg 
Gerbrunn 
Gotha 
Kürnach 
München 
Randersacker 
Rottendorf 
Würzburg Was für verschiedene Kassen gibt es?
Es wird unterschieden zwischen einem elektronischen Kassensystem und der offenen Ladenkasse. Unternehmen sind nicht verpflichtet, eine elektronische Registrierkasse zu verwenden, sie können sich also auch für eine offene Ladenkasse entscheiden. Dies gilt auch 2025 unverändert.auch eine Kombination ist zulässig, d.h. es ist auch möglich, neben einer elektronischen Kasse zusätzlich eine offene Ladenkasse zu betreiben. Das Führen einer offenen Ladenkasse neben einem elektronischen Kassensystem wurde durch die Rechtsprechung zwar nie ausdrücklich zugelassen, aber in diversen Entscheidungen auch nicht beanstandet.
Der BFH betont auch in seiner jüngeren Rechtsprechung ausdrücklich, dass der Steuerpflichtige in der Wahl des Aufzeichnungsmittels frei sei und entscheiden könne, ob er seine Warenverkäufe manuell oder unter Zuhilfenahme technischer Hilfsmittel wie z. B. einer Registrierkasse erfasse (Urteil vom 20.3.2017 X R 11/16). Dies bestätigt auch das FG Köln in einer Entscheidung vom 04.08.2022.
Was ist eine offene Ladenkasse?
Eine offene Ladenkasse ist eine einfache Kasse für Barzahlungen ohne technische Unterstützung. Darunter fallen zum Beispiel die Geldkassette, eine einfache Schublade oder sonstige Behälter.
Die Vorteile liegen darin, dass keine technischen Geräte erforderlich sind. Die offene Ladenkasse ist also flexibler und setzt weniger technisches Verständnis voraus. Daneben ist sie auch kostengünstiger im Vergleich zu elektronischen Systemen.
Nachteile sind der hohe administrative Aufwand sowie die Fehleranfälligkeit.
Wie führt man eine offene Ladenkasse?
Es ist ein täglicher Kassenbericht mit Zählprotokoll zu erstellen. Der Bargeldbestand ist täglich zu Geschäftsschluss zu zählen und ein Protokoll aufzustellen. Die Einnahmen und Ausgaben eines Tages sind so zu erfassen, dass der Kassenbestand rechnerisch nachvollziehbar ist.
Kann ich meine Einnahmen summiert aufzeichnen?
Grundsätzlich gilt bei offenen Ladenkassen die Pflicht zur Einzelaufzeichnung aller Bauumsätze, d. h. jeder einzelne Einnahme und Ausgabe ist einzeln aufzuzeichnen.
Gibt es hiervon eine Ausnahme?
Ja, die gibt es. Auf eine Einzelaufzeichnung kann verzichtet werden, wenn Waren an eine Vielzahl unbekannter Personen gegen Barzahlung verkauft werden und eine Einzelaufzeichnung technisch, wirtschaftlich und praktisch nicht zumutbar ist. Dies hat das BMF in einem Schreiben vom 12.01.2022, einem sogenannten Anwendungserlass zur AO (in Tz. 2.2.2 zu § 146 AO) klargestellt.
Gibt es bei der Führung einer offenen Ladenkasse weiteres zu beachten?
Ja. Der tatsächliche Kassenbestand, somit das physische Bargeld in der Geldkassette, muss jederzeit mit den Aufzeichnungen übereinstimmen – sie muss demnach „kassensturzfähig“ sein. Das Finanzamt kann dies bei einer Kassen-Nachschau, Umsatzsteuer-Nachschau und Betriebsprüfung prüfen.
Die Kassenberichte müssen zudem formell korrekt, chronologisch und manipulationssicher geführt werden. Nachträgliche Änderungen in dem Kassenbuch sind unzulässig. Es gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren.
Haben Sie allgemein ergänzende Fragen zur offenen Ladenkasse? Dann schreiben Sie uns gerne eine email, dann prüfen wir dies und erweitern den Beitrag. Natürlich berät unsere Steuerabteilung auch gerne individuell, dann nehmen Sie gerne entweder per email oder telefonisch Kontakt zu uns auf.
