Lohnabrechnung

Im Rahmen des Arbeitsverhältnisses nimmt die Vergütung der Arbeitsleistung eine zentrale Rolle ein. Gemäß § 611a II BGB hat der Arbeitnehmer einen Anspruch gegen den Arbeitgeber auf Zahlung der vereinbarten Vergütung. Aber wie ist die Rechtslage hinsichtlich der Lohnabrechnung? Muss der Arbeitgeber eine solche erteilen und wenn ja, wann? In welcher Form? Mit welchem Inhalt?

Welche Angaben gehören in die Lohnabrechnung?

Die Abrechnung bezweckt, den Arbeitnehmer über die erfolgte Gehaltszahlung zu informieren und somit Transparenz zu schaffen. Für den Arbeitnehmer soll ersichtlich sein, warum er gerade den ausgezahlten Betrag erhält, der auf seinem Konto gutgeschrieben wird. Daher muss die Abrechnung auch mindestens Angaben über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgeltes enthalten. Aus der Lohnabrechnung müssen jedenfalls Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse ersichtlich sein.

Ist die Lohnabrechnung monatlich zu übersenden?

Die Zahlung des Arbeitsentgelts erfolgt grundsätzlich am Monatsende oder zu Beginn des Folgemonats. Zu diesem Zeitpunkt muss folglich auch die Abrechnung vorgenommen und dem Arbeitnehmer erteilt werden. Die Verpflichtung zur Abrechnung entfällt jedoch, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben. Wird ein gleichbleibendes Entgelt gezahlt, entfällt die Pflicht zur Erteilung einer monatlichen Lohnabrechnung. Der Arbeitgeber muss also keine Abrechnung vornehmen, wenn diese unter Anpassung der Abrechnungszeitraum gleichlautend zur letzten Abrechnung wäre.

Muss der Arbeitgeber die Lohnabrechnung in Papierform übersenden?

Nein, gemäß § 108 Abs. 1 GewO ist dem Arbeitnehmer bei der Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Textform umschreibt, dass eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger unter Nennung des Arbeitgebers erfolgen muss. Mit anderen Worten heißt das: Dem Arbeitnehmer muss die Lohnabrechnung entweder in Papierform oder als elektronisches Dokument zur Verfügung gestellt werden. Die Versendung der Abrechnung per/als E-Mail ist damit auch möglich. An die private E-Mail-Adresse allerdings nur dann, wenn der Arbeitnehmer damit einverstanden ist. Aus Datenschutzgründen sollte der E-Mail-Versand verschlüsselt erfolgen.

Mittlerweile ist es auch gängige Praxis, dass die Abrechnung in einem elektronischen Postfach zum Abruf durch den Arbeitnehmer bereitgestellt wird. Die bloße Bereitstellung zum Abruf genügt jedoch nicht der Erteilung, da es für die Erfüllung des Anspruchs nicht nur die Erstellung, sondern auch den Zugang der Lohnabrechnung beim Arbeitnehmer benötigt und damit eine aktive Mitwirkung des Arbeitnehmers erforderlich ist. Dies hielt das Landesarbeitsgericht Hamm in einem aktuellen Urteil fest. Nach der Gewerbeordnung besteht ein Anspruch auf die Erteilung der Lohnabrechnung, nicht lediglich auf deren Bereitstellung verbunden mit einer aktiven Tätigkeit des Arbeitnehmers, die Lohnabrechnung in einer vom Arbeitgeber bereitgestellten „Vorrichtung“ abzuholen.

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