Wie hoch darf der Fahrtkostenzuschuss sein?
Pro Entfernungskilometer zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte kann der Arbeitgeber 0,30 EUR pro Kilometer und Arbeitstag erstatten. Also nicht Hin- und Rückweg, sondern nur eine Fahrt zählt. Und es zählen auch nur „volle“ Entfernungskilometer, d.h. es darf nicht aufgerundet werden.
Beispiel für Fahrtkosten: hat der Arbeitnehmer eine Entfernung zwischen der Wohnung und dem Betrieb von 20,8 km, kann er 20 km x 0,30 EUR = 6 EUR pro Arbeitstag als Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber bekommen.
Wie wirkt sich der Fahrtkostenzuschuss dann in der Gehaltsabrechnung für den Arbeitgeber und Arbeitnehmer aus?
Der Arbeitgeber entrichtet 15 % pauschale Lohnsteuer auf den Fahrtkostenzuschuss. Der Fahrtkostenzuschuss bleibt im Übrigen sozialversicherungsfrei. Bei dem Arbeitnehmer kommt der Fahrtkostenzuschuss „brutto=netto“ an.
Allerdings verliert der Arbeitnehmer den Werbungskostenabzug in der Höhe des gezahlten Fahrkostenersatzes.
Wie wird die Entfernung berechnet, wenn verschiedene Verkehrsmittel kombiniert werden, zum Beispiel Park & Ride?
Nach den Ausführungen des BMF-Schreiben vom 31.10.2013, dort Punkt 1.6, ist die Teilstrecke die mit dem eigenen Fahrzeug zurückgelegt wird in voller Höhe anzusetzen. Es ist sodann insgesamt zu ermitteln, wie denn die kürzeste Straßenverbindung mit dem eigenen Fahrzeug gewesen wäre. Führt die Teilstrecke mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu einer insgesamt längerem Strecke zur Arbeit, so ist nur die kürzeste Straßenverbindung anzusetzen.
Wie wird die Zahl der Arbeitstage errechnet?
Es darf unterstellt werden, dass das Kraftfahrzeug an 15 Arbeitstagen monatlich benutzt wird (BMF-Schreiben vom 31.10.2013). Es kann aber auch stattdessen die jeweils tatsächliche Anzahl der Arbeitstage zugrundegelegt werden.
Die Finanzverwaltung lässt die 15-Tages-Vereinfachung (ab 2022) nur gelten, wenn es sich um eine 5-Tageswoche handelt. Ist stattdessen ein Teilzeitmodell oder Homeoffice vereinbart, mindert sich die Zahl der Fahrten verhältnismäßig. Ist also zum Beispiel vereinbart, dass regelmäßig an 3 Tagen in der Woche im Betrieb gearbeitet wird, kann als Vereinfachung davon ausgegangen werden, dass an 3/5 von 15 = 9 Arbeitstagen Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte erfolgen.
Kann der Arbeitgeber den Fahrtkostenzuschuss auch zusätzlich zu einem Firmenfahrzeug gewähren?
Ja. Nach § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4 EStG gilt dies auch dann, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Kraftfahrzeug für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte überlässt.
Anzurechnen wäre allerdings ein steuerfreier Sachbezug (früher 44 EUR, inzwischen 50 EUR nach § 8 Abs. 2 EStG) für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
Der Arbeitgeber hat mir einen Fahrtkostenzuschuss in Höhe von 50 EUR pro Monat zugesagt. Die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist allerdings so niedrig, dass dies nicht in voller Höhe pauschal versteuert werden kann. Ist der Rest als Brutto oder Nettolohn zu vergüten?
Wenn nichts anderes vereinbart ist, ist die Arbeitsvergütung immer als Bruttolohn zu verstehen. Der Anteil der Fahrtkosten, die nicht pauschal versteuert werden kann, ist dann lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiger Lohn, so wie der sonstige Arbeitslohn ja auch. In einer Gehaltsabrechnung etwa der DATEV wird dies dann über die Lohnart 331 auch optisch abgegrenzt.
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