Wann hat der Arbeitgeber einen Anspruch auf Rückzahlung der Fortbildungskosten?

Übernimmt der Arbeitgeber Fort- oder Ausbildungskosten des Arbeitnehmers, möchte der Arbeitgeber, dass der Arbeitnehmer noch einige Zeit im Betrieb arbeitet und nicht direkt nach der Fortbildung zur Konkurrenz wechselt. Denn so profitieren beide Seiten von einer vom Arbeitgeber bezahlten Fortbildung: Der Arbeitnehmer bekommt die Fortbildung bezahlt, der Arbeitgeber profitiert von den zusätzlich erlangten Fähigkeiten. Ein Anspruch auf Rückzahlung der Fortbildungskosten besteht allerdings nur, wenn dieser wirksam vereinbart ist. Ohne Regelung gibt es keinen Rückzahlungsanspruch.

Was ist beim Abschluss einer Rückzahlungsvereinbarung zu beachten?

Eine Rückzahlungsvereinbarung ist ausdrücklich und eindeutig zu treffen. Sie sollte schriftlich festgehalten werden, entweder im Arbeitsvertrag oder gesondert. Weiter ist dabei auch zu bestimmen, wie sich die genaue Höhe der Rückzahlung berechnet. Dazu sind zumindest Art und Berechnungsgrundlagen der ggf. zu erstattenden Kosten anzugeben. Es braucht eine genaue und abschließende Bezeichnung der einzelnen Positionen (z.B. Lehrgangsgebühren, Fahrt-, Unterbringungs- und Verpflegungskosten), und Angaben, nach welchen Parametern die einzelnen Positionen berechnet werden (z.B. Kilometerpauschale für Fahrtkosten, Tagessätze für Übernachtungs- und Verpflegungskosten). Der tatsächliche Rückzahlungsbetrag muss vorab noch nicht feststehen, aber anhand der Vorgaben aus der Absprache bestimmbar sein. Möglichst detaillierte Angaben sind daher sehr wichtig, andernfalls geht der Anspruch des Arbeitgebers ins Leere.

Die Vereinbarung ist vor der Fort- oder Weiterbildung zu treffen. Feststehen müssen die Voraussetzungen, wann eine Rückzahlungspflicht eintritt, ebenso wie die Dauer der Bindung des Arbeitnehmers an den Betrieb. Bei Verstößen gegen diese Voraussetzungen kann der Arbeitgeber in der Regel keine Rückzahlung der Fortbildungskosten verlangen.

An welche Voraussetzungen darf eine Rückzahlungsvereinbarung für Fortbildungskosten anknüpfen?

Dieser Punkt ist für den Arbeitgeber besonders wichtig: Wird die Rückzahlung der Fortbildungskosten an einen unzulässigen Tatbestand geknüpft, ist die Vereinbarung nicht wirksam und die Fortbildungskosten können nicht zurückverlangt werden. Nur Beendigungsgründe, die ausschließlich aus der Sphäre des Arbeitnehmers stammen, können eine Rückzahlungspflicht begründen. Der Arbeitnehmer muss es in der Hand haben, durch eigene Betriebstreue der Rückzahlungspflicht zu entgehen.

Vorzeitiges Ausscheiden des Arbeitnehmers auf eigene Veranlassung des Arbeitnehmers ist der Standardfall und zulässig. Es sei denn, ein Fehlverhalten des Arbeitgebers hat den Arbeitnehmer zu einer solchen Kündigung veranlasst. Oder auch das schuldhafte Verfehlen eines festgelegten Ausbildungsziels. In diesen Fällen ist die Vereinbarung wirksam.

Unzulässig ist ein Anknüpfen

  • an jedes Ausscheiden des Arbeitnehmers,
  • an eine personen- oder betriebsbedingte Kündigung oder an eine Kündigung ohne Grund durch den Arbeitgeber,
  • an eine Kündigung aufgrund einer unverschuldeten Krankheit des Arbeitnehmers sowie
  • in den Fällen, in denen der Kündigungsgrund in der Sphäre des Arbeitgebers liegt.

In diesen Fällen ist die Rückzahlungsvereinbarung unwirksam. Die Fortbildungskosten müssen nicht erstattet werden.

Wie lange darf ein Arbeitnehmer an den Betrieb gebunden werden?

Der Arbeitnehmer ist nicht unangemessen lange zu binden. Aus Sicht des Arbeitnehmers ist andererseits besonders bei längeren und teureren Fortbildungen eine Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses für eine bestimmte Dauer von Interesse. Daher gilt grundsätzlich: Je länger die Fortbildung dauert, desto länger kann der Arbeitnehmer auch in der Rückzahlungsvereinbarung an den Betrieb gebunden werden. Dabei ist für das Berechnen der Dauer nicht auf die kalendarischen Tage, an denen die Fortbildung beginnt und endet, abzustellen, sondern auf die addierte Gesamtdauer der Fortbildungszeit.

Dauer der Fortbildung Bis zu einem Monat Bis zu zwei Monaten Bis zu vier Monaten Bis zu zwölf Monaten Mehr als zwei Jahre

Bindungsdauer

Bis zu sechs Monaten Bis zu einem Jahr Bis zu zwei Jahren Bis zu drei Jahren Bis zu fünf Jahren

Diese Werte sind Richtwerte, im konkreten Einzelfall ist auch bei kürzerer Fort -oder Weiterbildung eine längere Bindung möglich. Es sind jeweils alle Umstände zu berücksichtigen, etwa besonders hohe Fortbildungskosten für den Arbeitgeber.

Wie hoch ist der Rückzahlungsbetrag?

Scheidet der Arbeitnehmer vor Ablauf der Bindungsdauer aus, so ist anteilig jeder bereits nach der Fortbildung absolvierte Monat zu berücksichtigen.

 Beispiel: Fortbildungsdauer drei Monate => zulässige Bindungsdauer bis zu zwei Jahre. Scheidet der Arbeitnehmer nach vierzehn Monaten aus und ist er zur Rückzahlung der Fortbildungskosten verpflichtet, sind 10/24 der Fortbildungskosten zurückzuzahlen, da er noch zehn Monate hätte bleiben müssen.

Der Arbeitgeber kann jedenfalls nicht mehr zurückverlangen, als er tatsächlich investiert hat. Nicht zurückverlangt werden dürfen zudem Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, sofern der Arbeitgeber die Vergütung für die Dauer der Fortbildung fortgezahlt hat.

Gibt es Ausnahmefälle, für die eine solche Vereinbarung nicht zu treffen ist?

Ja, bei gesetzlichen Ausbildungsverhältnissen sind Rückzahlungsvereinbarungen über Fortbildungskosten verboten.

Unzulässig ist eine Rückzahlungsvereinbarung auch dann, wenn die Fortbildung weit überwiegend im Interesse des Arbeitgebers erfolgt. Ist das Interesse des Arbeitnehmers eher gering, da er seine beruflichen Optionen nicht entscheidend verbessert (dies ist vor allem bei der Vermittlung betriebsspezifischer Fertigkeiten / Kenntnisse der Fall), scheidet eine Rückzahlungsvereinbarung ebenfalls aus.

Ansonsten können Rückzahlungsvereinbarung grundsätzlich immer vereinbart werden.