Kaufmännisches Bestätigungsschreiben2018-08-24T03:28:02+00:00

Kaufmännisches Bestätigungsschreiben

Häufig kommt es vor, dass zwischen den einzelnen Parteien mündliche Abreden getroffen werden. Problematisch ist nur, dass sich teilweise die Vertragspartner an einzelne Abreden gar nicht mehr oder jedenfalls anders erinnern als sie tatsächlich getroffen wurden. Bei Geschäften unter Kaufleuten schafft kann man hier mit einem so genannten Kaufmännischen Bestätigungsschreiben Abhilfe schaffen (nähere Ausführungen siehe auchhttp://de.wikipedia.org/wiki/Kaufm%C3%A4nnisches_Best%C3%A4tigungsschreiben).

Verschickt man nachdem mündliche Verhandlungen erfolgt sind ein so genanntes kaufmännisches Bestätigungsschreiben, so wird dessen Inhalt unter den nachfolgenden Voraussetzungen Vertragsinhalt, wenn der Vertragspartner nicht widerspricht. Natürlich sollte man sicherstellen, dass man den Zugang des Schreibens nachweisen kann (zum Beispiel indem man es per Fax, Einwurfeinschreiben oder Email mit Lesebestätigung verschickt).

Die Voraussetzungen für ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben sind:
– Beide Parteien müssen Kaufleute sein oder jedenfalls in größerem Umfang am Geschäftsleben teilnehmen.
– Dem Schreiben müssen Vertragsverhandlungen vorausgehen und es muss zum Ausdruck bringen, dass der Bestätigende von einem bereits erfolgten Vertragsschluss ausgeht. Lässt der Absender dagegen zum Ausdruck kommen, dass er das Angebot des Empfängers annehme und damit der Vertrag erst jetzt zustande kommen soll, handelt es sich bei dem Schreiben um eine Auftragsbestätigung. Nicht anwendbar sind die Grundsätze des KBS demnach von vornherein, wenn ein Vertrag schriftlich abgeschlossen wird.
– Das Schreiben muss unmittelbar nach den Vertragsverhandlungen abgeschickt worden sein und muss dem Empfänger zugegangen sein.
– Die Wirkung des KBS tritt nicht ein, wenn sich der Inhalt des KBS so weit vom Gegenstand der Vertragsverhandlungen entfernt, dass der Bestätigende verständigerweise nicht mehr mit dem Einverständnis des anderen rechnen konnte (Einzelfallbewertung).
– Der Absender muss redlich sein, da er sonst nicht schutzwürdig ist. Wenn er bewusst abweichende Angaben macht, fehlt es daran.
– Schließlich darf der Empfänger nicht unverzüglich widersprochen haben.

Ein Muster für ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben könnte zum Beispiel so aussehen:

„Sehr geehrter Herr Mustermann,

zunächst vielen Dank für das angenehme Gespräch gestern. Gerne bestätige ich Ihnen die getroffenen Absprachen:
– Ich erstelle für Sie eine Homepage mit drei Unterseiten zu den Themen Handelsrecht, Gesellschaftsrecht und Kapitalanlagerecht.
– Ich übersende Ihnen Textentwürfe und einen Link zu verschiedenen Datenbanken mit Bildern.
– Wir haben vereinbart, dass Sie in das Erstellen der Rohentwürfe der Seiten pauschal 2.500 EUR netto investieren und wir den Rest der Tätigkeiten nach Stunden mit einem Stundenlohn von 45 EUR netto abrechnen.

Ich werde umgehend damit beginnen die besprochenen Seiten zu erstellen. Die Rohentwürfe übersende ich Ihnen voraussichtlich in der KW 14.

Mit freundlichen Grüßen“

Die kaufmännische Bestätigung ist nach meiner Erfahrung als Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht ein sehr nützliches Instrument. Mit ihm können verbindliche Verträge geschlossen werden, ohne dass es einer weiteren schriftlichen Bestätigung bedarf. Weiterhin ist es auch Missverständnissen vorgebeugt, da es ja im ureigensten Interesse des Empfängers liegt, zu widersprechen, wenn er den Verlauf des Gesprächs anders in Erinnerung hat.

Dr. Alexander Lang, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht

Steinbock und Partner