Nebenkostenabrechnungen

Stehen Sie als Vermieter vor der Frage, wie eine Nebenkostenabrechnung rechtlich korrekt zu erstellen ist oder haben Sie als Mieter eine Nebenkostenabrechnung Ihres Vermieters erhalten und fragen sich, ob diese den rechtlichen Anforderungen entspricht?

Diese oder ähnliche Fragen stellen sich jährlich wiederkehrend viele Mietvertragsparteien.

Nachfolgend möchten wir Ihnen deshalb die in diesem Zusammenhang wesentlichen Aspekte erläutern:

I. Rechtliche Ausgangslage

Nebenkosten können sowohl bei Wohnraum-, als auch bei Gewerberaummietverhältnissen vertraglich auf die Mieter umgelegt werden. Von dieser Möglichkeit machen Vermieter regelmäßig Gebrauch.

Die Umlage selbst erfolgt durch Vereinbarung einer Nebenkostenpauschale oder verbreiteter, durch Vereinbarung von Nebenkostenvorauszahlungen.

Bei Vereinbarung einer Pauschale sind die Nebenkosten grundsätzlich mit der Zahlung der Pauschale abgegolten. Erweist sich die vereinbarte Pauschale im Nachhinein als zu niedrig bemessen, sind Nachforderungen des Vermieters nur im Ausnahmefall möglich.

Wurden hingegen Nebenkostenvorauszahlungen vereinbart, ist der Vermieter verpflichtet, nach Ablauf des vertraglich vereinbarten Zeitraumes über die tatsächlich entstandenen Nebenkosten abzurechnen. Abhängig vom Abrechnungsergebnis ergibt sich in diesem Fall somit zu Gunsten des Vermieters eine Nachforderung oder zu Gunsten des Mieters eine Rückforderung.

II. Anforderungen an Nebenkostenabrechnungen

Nebenkostenabrechnungen müssen formell wirksam und inhaltlich richtig sein, wobei bei der Erstellung solcher Abrechnungen erfahrungsgemäß ein erhebliches Fehlerpotential besteht.

1. Formelle Wirksamkeit

Um formell wirksam zu sein, müssen Nebenkostenabrechnungen bestimmte Mindestanforderungen erfüllen.

a) Insbesondere muss die Abrechnung den Mieter in die Lage versetzen, die umgelegten Kostenpositionen zu erkennen und anhand des angegebenen Verteilerschlüssels rechnerisch nachzuvollziehen (BGH, Urteil vom 23.06.2010, Az. VIII ZR 227/09). Abrechnung und Einzelangaben (z.B. Zusammenstellung Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, etc.) müssen für einen juristisch/betriebswirtschaftlich nicht vorgebildeten Empfänger klar, übersichtlich und aus sich heraus verständlich sein. Die Belegeinsicht darf lediglich der Kontrolle und der Behebung von Zweifeln dienen (BGH, Urteil vom 17.11.2004, Az. VIII ZR 115/04).

b) Schließlich müssen bestimmte Abrechnungsfristen beachtet werden:

Im Wohnraummietverhältnis ist dem Mieter von Gesetzes wegen die Abrechnung binnen eines Jahres nach Ablauf des vertraglich vereinbarten Abrechnungszeitraums mitzuteilen.

Bei Gewerberaummietverhältnissen muss der Vermieter innerhalb einer angemessenen Frist abrechnen. Diese Frist endet in der Regel ebenfalls spätestens ein Jahr nach Ablauf des Abrechnungszeitraums (BGH, Urteil v. 27.01.2010, XII ZR 22/07).

Sofern Nebenkostenvorauszahlungen vereinbart sind, haben Mieter also in beiden Fällen einen Anspruch auf Abrechnung.

Rechnet der Vermieter dennoch nicht, nicht fristgerecht und/oder (!) wirksam über die Betriebskosten eines Abrechnungszeitraums ab, kann der Mieter in einem bestehenden Mietverhältnis hinsichtlich der laufenden Betriebskostenvorauszahlungen bis zur ordnungsgemäßen Abrechnung ein Zurückbehaltungsrecht geltend machen (BGH, Urteil vom 29.03.2006, Az. VIII ZR 191/05; BGH, Urteil vom 27.01.2010, Az. XII ZR 22/07). Nach Beendigung des Mietverhältnisses ist der Mieter sogar berechtigt, die Vorauszahlungen insgesamt zurückzuverlangen (BGH, ebd.).

2. Inhaltliche Richtigkeit

Daneben muss die Abrechnung selbstverständlich auch inhaltlich richtig sein.

Abgerechnet werden dürfen also lediglich die vertraglich vereinbarten und gesetzlich zulässigen Nebenkostenpositionen nach dem vertraglich vereinbarten Umlageschlüssel (z.B. angemietete Fläche).

III. Unser Angebot

Unsere Kanzlei berät und vertritt Vermieter und Mieter zu allen Fragen rund um das Thema Nebenkostenabrechnung.

Sollten Sie über eine Rechtsschutzversicherung verfügen, werden die im Zuge der vorstehend erwähnten Beratung und Vertretung anfallenden Anwaltskosten gegebenenfalls von dieser übernommen (ggf. abzüglich einer vertraglich vereinbarten Selbstbeteiligung).

Im Übrigen gilt auch zum Thema Nebenkostenabrechnung:

Gespräche über Kosten kosten nichts! Rufen Sie uns einfach unverbindlich an.  

Auf Wunsch kann die gesamte Mandatsabwicklung auch via Telefon, Fax und E-Mail erfolgen.

Ihre Kanzlei Steinbock & Partner